Le mois d’octobre peut être trompeusement rassurant lorsqu’il est question de comptes clients.
L’année semble encore bien longue. Décembre paraît confortablement loin. Vos clients sont occupés, les factures circulent et il reste encore plusieurs semaines pour faire les suivis.
Puis, tout à coup… Quoi? On est déjà à la fin novembre?
Et à ce moment-là, la personne-ressource aux comptes fournisseurs de votre client est en congé. Quelqu’un d’autre attend une approbation. Un contrôleur veille jalousement sur les liquidités jusqu’à la fin de l’année. Un autre client joue déjà la prudence en prévision du ralentissement des premières semaines de janvier.
Mais la facture que vous étiez certain de voir réglée avant Noël est toujours là. Impayée.
Pour les entreprises canadiennes, la période précédant les Fêtes s’annonce encore plus exigeante cette année.
L’incertitude commerciale continue de peser sur les perspectives des entreprises, tandis que les tarifs douaniers et autres hausses de coûts se répercutent dans les chaînes d’approvisionnement.
Statistique Canada a récemment constaté que plus du quart des entreprises avaient refilé à leurs clients les hausses de coûts liées aux tarifs douaniers, tandis que plusieurs autres en absorbaient encore une partie ou la totalité.
Cela signifie que de nombreuses entreprises disposent de moins de liquidités excédentaires.
Et quand les liquidités se resserrent, les priorités de paiement deviennent… très intéressantes.
La psychologie de la liste des paiements
La plupart des entreprises VEULENT réellement payer leurs factures.
Mais lorsque les liquidités disponibles diminuent, quelqu’un doit décider quelles factures seront payées en premier. C’est un triage à la fois logique et pragmatique.
La paie a une échéance ferme et non négociable.
Les impôts aussi, et les retards de versement peuvent avoir de lourdes conséquences.
Les fournisseurs essentiels sont nécessaires pour maintenir la production.
Le propriétaire de l’immeuble s’attend à être payé.
Le prêteur l’exige (sans quoi…).
Et puis, il y a toutes les autres factures, dont la vôtre.
C’est là que les comptes clients deviennent en grande partie une question de psychologie.
Les entreprises ont tendance à donner la priorité aux obligations qui sont urgentes, essentielles à leurs activités ou susceptibles d’entraîner de réelles conséquences si elles sont ignorées. Une facture qui génère simplement un autre rappel automatisé et courtois risque de descendre dans la liste des priorités.
À l’approche des Fêtes, la tentation de conserver les liquidités s’intensifie. Les engagements de fin d’année arrivent à échéance, les bonis doivent être versés, les décisions concernant les stocks doivent être prises et janvier peut apporter son propre ralentissement saisonnier.
Vos clients planifient eux aussi en fonction de tout cela.
Vous laisse-t-on tomber avant Noël?
Tous les professionnels chevronnés des comptes clients ont déjà vécu cette situation.
La personne qui répond habituellement à vos appels ou à vos courriels cesse soudainement de le faire.
Votre courriel déclenche une réponse automatique d’absence.
La personne-ressource aux comptes fournisseurs vous dit que la facture est en attente de l’approbation de quelqu’un d’autre.
(Malheureusement, cette personne est déjà partie en vacances.)
Ou vous entendez : « On va régler ça au Nouvel An. »
Une partie de ces situations peut être parfaitement légitime et simplement liée au ralentissement des Fêtes.
Mais souvent, il s’agit plutôt du genre de délai stratégique dont je parlais.
Et parfois, on ne voit clairement la différence qu’une fois que plusieurs précieuses semaines sont passées.
C’est pourquoi octobre et novembre sont des mois si importants pour le recouvrement. Vous avez encore le temps de joindre les bonnes personnes, de régler les différends, de confirmer les dates de paiement et de faire remonter les dossiers avant que les bureaux ne fonctionnent au ralenti.
Attendre au 18 décembre pour prendre au sérieux une facture en souffrance n’améliorera jamais votre position. Cela fera plutôt de vous le Grincheux.
Commencez par les comptes que vous ne voulez pas traîner jusqu’en janvier
Alors, jetez dès maintenant un coup d’œil attentif à votre rapport d’ancienneté des comptes clients.
Quels comptes vous mettraient le plus mal à l’aise s’ils étaient encore impayés le 2 janvier?
Commencez par ceux-là.
Portez une attention particulière aux soldes importants, aux promesses de paiement qui datent, aux différends non réglés, aux changements dans les habitudes de paiement et aux comptes pour lesquels les communications deviennent de plus en plus difficiles.
Décidez ensuite de ce qui doit être réglé avant les Fêtes.
Cela pourrait vouloir dire obtenir une date de paiement ferme.
Il pourrait s’agir de régler un différend concernant une facture qui n’a pas bougé depuis un certain temps.
Il pourrait être nécessaire de faire intervenir un autre décideur.
Et dans certains cas, il faut simplement décider que le compte a été suffisamment pris en charge à l’interne.
Fixez-vous une date limite avant les Fêtes
L’une des façons les plus simples de laisser traîner les comptes en souffrance est de ne pas avoir de moment clairement défini où les efforts de recouvrement à l’interne prennent fin.
Fixez cette date dès maintenant.
Par exemple, décidez que tout compte répondant à certains critères d’ancienneté, de solde ou de communication devra faire l’objet d’une révision par la direction à une date précise en novembre.
Vous aurez ainsi suffisamment de temps pour agir avant que les horaires de décembre deviennent imprévisibles.
Cela vous évitera également la conversation de janvier que nous connaissons tous trop bien:
« Pourquoi n’avez-vous pas réglé ça AVANT les Fêtes? »
Fixez la date limite, puis ajoutez un rappel à votre calendrier ou inscrivez-la à un endroit où vous ne risquez pas de l’oublier.
Ne confondez pas patience et gestion de la relation client
Les entreprises hésitent souvent à faire passer un bon client au niveau supérieur parce qu’elles tiennent à la relation. C’est compréhensible, non?
Cette approche peut tout à fait être appropriée.
Mais laisser un compte dériver pendant six ou huit semaines supplémentaires ne protège pas nécessairement la relation. Dans bien des cas, une communication claire est beaucoup plus efficace.
Un bon client qui traverse temporairement une période de pression financière appréciera une conversation pragmatique.
Un client qui vous fait volontairement attendre risque toutefois de changer de ton lorsqu’il comprendra que son compte est pris au sérieux, que ce soit par vous ou par une agence de recouvrement de premier plan.
Une chose est certaine: une entreprise qui s’enfonce dans des difficultés financières ne deviendra pas plus facile à recouvrer parce que vous avez attendu après le Nouvel An.
Janvier arrive toujours plus vite qu’on ne le pense
Une partie de la magie des Fêtes, c’est la façon dont elles compriment le temps des affaires.
Quelques jours perdus autour de Noël et du Nouvel An peuvent rapidement se transformer en plusieurs semaines perdues lorsqu’on additionne les vacances, les effectifs réduits, les approbations retardées et le rattrapage de janvier.
Cela fait du début de l’automne une période particulièrement importante pour remettre de l’ordre dans vos comptes clients.
Passez en revue votre rapport d’ancienneté. Parlez à vos clients. Réglez les différends. Obtenez les engagements par écrit. Déterminez quels comptes doivent être escaladés.
Et prenez toutes ces décisions alors qu’il reste encore suffisamment de temps dans l’année pour agir.
Parce que le véritable cauchemar avant les Fêtes est pire qu’un fantôme.
C’est de découvrir en janvier que le compte en souffrance que vous comptiez régler en octobre est soudainement BEAUCOUP plus difficile à recouvrer.
Si le recouvrement de vos comptes en souffrance devient inquiétant, ou si vous avez des questions sur la façon dont MetCredit peut vous aider à améliorer votre flux de trésorerie, n’hésitez pas à communiquer avec nous. Il n’y a aucune obligation, et nos experts en recouvrement de créances commerciales sont toujours là pour vous aider.
Président et directeur général de MetCrédit, l’agence de recouvrement la plus performante au Canada dans le domaine de la consommation et du commerce
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